CRM

Auto-Tagging Rules

Copy page

Fitur Auto-Tagging memungkinkan Anda mengotomatisasi pengelolaan customer berdasarkan kata kunci dalam pesan masuk.

Overview

Auto-Tagging Rules secara otomatis:

• Menambahkan tags ke customer
• Memindahkan customer ke pipeline stage tertentu

Ketika pesan masuk mengandung kata kunci yang sudah ditentukan.

Cara Kerja

Code
 
Pesan Masuk → Cek Keyword → Match? → Tambah Tag + Pindah Stage

1. Customer mengirim pesan via WhatsApp/Instagram/Messenger
2. Sistem mengecek pesan terhadap semua rules yang aktif
3. Jika keyword ditemukan, tags ditambahkan dan stage diubah
4. Rules diproses berdasarkan prioritas (tinggi ke rendah)

Membuat Rule Baru

Langkah-langkah

1. Buka CRM > Auto-Tagging
2. Klik New Rule
3. Isi form:

Field	Deskripsi
Rule Name	Nama rule (contoh: "Price Inquiry")
Keywords	Kata kunci yang akan di-match
Tags to Add	Tags yang akan ditambahkan
Pipeline Stage	Stage tujuan (opsional)
Priority	Urutan eksekusi (1-100)
Active	Aktif/nonaktif rule

4. Klik Create

Contoh Rule

Rule: Interested Buyer

• Keywords: harga, price, berapa, beli
• Tags: interested, hot-lead
• Pipeline Stage: Lead
• Priority: 20

Rule: Support Request

• Keywords: masalah, error, tidak bisa, komplain
• Tags: support, needs-help
• Pipeline Stage: -
• Priority: 10

Keywords

Format Keyword

• Case insensitive (HARGA = harga = Harga)
• Partial match (harga match dengan harganya)
• Multiple keywords (OR logic - salah satu match = rule aktif)

Tips Keyword

1. Spesifik - Hindari kata terlalu umum seperti "ya", "ok"
2. Bahasa customer - Gunakan bahasa yang customer pakai
3. Variasi - Tambahkan variasi penulisan (harga, hrg, price)
4. Test dulu - Coba kirim pesan untuk memastikan match

Contoh Keywords

Intent	Keywords
Tanya harga	harga, price, berapa, biaya, cost
Mau beli	beli, order, pesan, mau, checkout
Komplain	komplain, masalah, error, gagal, tidak bisa
Tanya stok	stok, stock, ready, available, ada

Priority

Priority menentukan urutan eksekusi rules.

Cara Kerja Priority

• Range: 1-100 (lebih tinggi = dieksekusi lebih dulu)
• Jika multiple rules match, pipeline stage diambil dari rule dengan priority tertinggi
• Semua tags dari semua matching rules akan ditambahkan

Contoh

Code
 
Rule A (Priority 20): Keywords "harga" → Stage: Lead
Rule B (Priority 10): Keywords "harga murah" → Stage: Hot Lead

Pesan: "harga murah dong"
→ Match Rule A dan B
→ Tags dari A dan B ditambahkan
→ Stage = Lead (dari Rule A karena priority lebih tinggi)

Pipeline Stage

Mengatur Stage

1. Di form rule, pilih Pipeline Stage
2. Pilih stage dari dropdown
3. Kosongkan jika tidak ingin pindah stage

Perilaku

• Stage hanya berubah jika berbeda dari stage saat ini
• Jika customer belum di pipeline, akan ditambahkan
• Perubahan stage tercatat di activity log

Statistik Rule

Setiap rule menampilkan:

Stat	Deskripsi
Match Count	Jumlah pesan yang match
Last Match	Waktu match terakhir

Gunakan statistik untuk:

• Evaluasi efektivitas keyword
• Identifikasi rule yang tidak terpakai
• Optimasi prioritas

Mengelola Rules

Edit Rule

1. Klik ikon Edit (pensil) pada rule
2. Ubah field yang diinginkan
3. Klik Update

Toggle Active/Inactive

• Klik switch Active untuk on/off rule
• Rule inactive tidak akan memproses pesan

Hapus Rule

1. Klik ikon Delete (trash)
2. Konfirmasi penghapusan

Best Practices

1. Mulai Sederhana

Buat beberapa rule dasar dulu:

• Price inquiry
• Support request
• Ready to buy

2. Gunakan Priority dengan Bijak

Code
 
Priority 50-100: Rule utama (harga, beli, komplain)
Priority 20-49: Rule sekunder (info produk, FAQ)
Priority 1-19: Rule catch-all

3. Review Berkala

• Cek statistik match setiap minggu
• Hapus/edit rule dengan match rendah
• Tambah keyword baru dari pola pesan

4. Kombinasi dengan Pipeline

Buat flow otomatis:

1. Rule "Price Inquiry" → Stage: Lead
2. Rule "Ready to Buy" → Stage: Qualified
3. Rule "Payment Confirmed" → Stage: Won

5. Tag Naming Convention

Gunakan format konsisten:

• status-interested
• intent-buy
• source-instagram
• priority-high

Integrasi

Channel yang Didukung

• WhatsApp Business API
• Instagram Direct
• Facebook Messenger

Trigger

Auto-tagging hanya aktif untuk pesan masuk (inbound) dari customer.

Dengan OneInbox

• Filter chat berdasarkan auto-assigned tags
• Lihat customer yang baru masuk pipeline
• Quick action dari hasil auto-tagging

Troubleshooting

Rule Tidak Match

1. Pastikan rule Active
2. Cek keyword spelling
3. Coba keyword lowercase
4. Test dengan pesan sederhana

Tags Tidak Muncul

1. Refresh halaman customer
2. Cek di activity log customer
3. Pastikan rule berhasil match (lihat stats)

Stage Tidak Berubah

1. Customer mungkin sudah di stage tersebut
2. Cek priority jika multiple rules
3. Pastikan stage valid di pipeline

FAQ

Q: Apakah auto-tagging berlaku untuk pesan lama?

A: Tidak. Auto-tagging hanya memproses pesan baru yang masuk setelah rule dibuat.

Q: Bisa hapus tag yang sudah ditambahkan otomatis?

A: Ya, edit customer dan hapus tag secara manual.

Q: Berapa maksimal rules yang bisa dibuat?

A: Tidak ada batasan, tapi disarankan maksimal 20-30 rules untuk performa optimal.

Q: Apakah rule case sensitive?

A: Tidak. Keywords di-match secara case insensitive.